Per la mia agenda uso il Calendar di Google, sempre online e accessibile dallo smartphone e dal tablet e, quando in rete, dal PC. Come la maggior parte delle applicazioni consente di impostare la visualizzazione quotidiana, quella settimanale e quella mensile, oltre a dare la possibilità di configurarne una personalizzata a 2 o 3 settimane che consente di fare un check sulle pianificazioni di medio termine.
Ma ciò che ora scrivo va bene anche se si usa una agenda cartacea, basta attrezzarsi con matite o evidenziatori colorati.
La mia visualizzazione preferita è quella settimanale, un intervallo temporale che mi fa sentire a mio agio, con un inizio, il lunedì, e una fine, il venerdì, oltre al giusto spazio del weekend per la famiglia, il tempo libero, il relax … o le purtroppo inevitabili urgenze ed emergenze. La settimana è un intervallo di tempo ragionevole per poter pianificare e ottenere dei risultati, ma anche per mantenere il controllo della situazione “a vista”. Il mese per me è un po’ troppo lungo.
Una delle cose che mi aiuta di più nella gestione del tempo è guardare la mia agenda, ritrovare nella settimana gli obiettivi e le priorità, ciò che può contribuire in maniera rilevante a raggiungere i risultati attesi e la mia Meta. Se non è questo quello che vedo, significa che c’è un problema.
Guardare l’agenda mi consente di ambientarmi fra le cose da fare nella giornata e nella settimana, prepararmi mentalmente e organizzarmi al meglio, per tempo.
Guardare con attenzione l’agenda, osservarla, scorrerla con gli occhi dal lunedì alla domenica, dando un’occhiata anche alla settimana successiva, consente di fissarne nella mente l’immagine. E questo è di grande aiuto se serve ripianificare al volo un impegno, trovare uno slot di tempo per gestire un imprevisto o un’urgenza, ritagliarsi un momento in cui staccare la spina e ricaricare le batterie.
Per fare tutto questo scelgo di dedicare un po’ di tempo, ma non ne serve tanto, all’osservazione della mia agenda, ad inizio o fine giornata.
Per rendere efficace la visualizzazione, la mia agenda è colorata.
Ho dedicato un colore differente alle varie attività:
- gli appuntamenti che coinvolgono altre persone e che gestisco online sono Rosa intenso (Google lo chiama Fenicottero), gli appuntamenti in presenza sono Arancioni;
- le attività che faccio da solo e che quindi posso fare in qualsiasi posto, o meglio nel posto giusto, sono blu (Google lo chiama Mirtillo);
- le attività che mi portano via poco tempo ma che è importante vengano fatte in un particolare momento, per lo più mandare un messaggio o fare una telefonata, sono Gialle;
- alle attività personali e familiari ho riservato il Verde scuro mentre ai momenti di relax e vacanza il Verde chiaro;
- le attività che richiedono la massima attenzione sono, ovviamente, di un bel Rosso acceso.
Una cosa importante (l’ho già scritta, ma la ripeto): guardando / visualizzando la nostra agenda dobbiamo ritrovare i progetti in corso, gli obiettivi strategici, le priorità personali e professionali, il nostro Scopo e i valori guida che animano le nostre giornate. Perché l’agenda è il posto dove troviamo i progetti che diventano realtà.
IN SINTESI
- Lavoriamo sull’agenda settimanale, ci semplifica la vita e ci fa sentire più a nostro agio.
- Coloriamo gli impegni in agenda in funzione del tipo attività, scegliendo i colori che sentiamo essere più adatti.
- Guardiamo la nostra agenda con regolarità, memorizziamola per poterla visualizzare ogni volta che ci serve fare mente locale sul nostro tempo o riorganizzare al volo un impegno.
Per concludere, ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.
I PROSSIMI SUGGERIMENTI
- Prevedere gli imprevisti.
- Multitasking, distrazioni e attenzione residuale
- La nostra agenda non sia un segreto, collaboriamo!
- Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.
