Parlando di gestione del tempo e dell’agenda faccio spesso riferimento al “Giusto tempo”, intendendo con questo l’insieme di due aspetti fondamentali:
- quello quantitativo, quanto tempo cioè prevedo di utilizzare per fare qualcosa e quanto poi in effetti ne impiego;
- quello qualitativo, che considera il livello di concentrazione e di impegno richiesti in funzione del tipo di attività, senza trascurare lo stato d’animo con il quale la si affronta.
Il primo aspetto, quello quantitativo, è quindi la giusta durata di una attività: gestendo la nostra agenda è buona norma andare oltre le previsioni che faremmo istintivamente, pianificando sempre fra il 20 e il 30% di tempo in più. Vedrete che alla fine non vi sarete sbagliati poi di molto. E comunque se finite prima avrete un po’ di tempo libero da destinare ad altre attività o a una pausa produttiva.
Il secondo aspetto, quello qualitativo, fa riferimento al giusto momento della settimana e della giornata, quello in cui riusciamo a raggiungere il miglior livello di concentrazione e creatività in funzione del tipo di attività che dobbiamo svolgere. Analizzare una tabella excel per comprendere l’andamento di un progetto, della produzione o delle vendite non è la stessa cosa che preparare un’offerta per un cliente o scegliere uno slogan per una campagna marketing.
Una riflessione da fare quando si pianifica l’agenda pensando alla qualità del tempo da dedicare a una attività è legata anche:
- ai luoghi: un ufficio o una sala riunioni; un angolo di casa, un albergo o una biblioteca; una stazione o un aeroporto, in treno o in aereo; in macchina guidando (con tutte le cautele del caso) o facendo guidare un collega;
- al setting degli spazi: le luci, l’ordine o il disordine creativo, la musica di sottofondo o il silenzio più assoluto, la bottiglia dell’acqua sulla scrivania, il block notes, la penna o i pennarelli colorati, una lavagna o una poltrona, i fazzoletti di carta a portata di mano, le cuffie e gli auricolari … .
Troppo spesso su questi aspetti diamo molte cose per scontate e non valutiamo le numerose possibilità che abbiamo a disposizione.
E se devo mettere in agenda un incontro con un collega o un cliente, oltre alle mie performance e quindi al mio Giusto tempo devo anche considerare il suo Giusto tempo.
La Qualità del nostro lavoro è funzione della Quantità di tempo che dedichiamo e della Qualità del tempo che scegliamo di mettere in campo.
Rappresentando questo con una formula matematica dove l’operatore è la moltiplicazione ci rendiamo conto di come è possibile giocare sulle due variabili per ottenere la Qualità desiderata.
Qualità del risultato = Quantità di tempo x Qualità di tempo
Per migliorare la Qualità di ciò che dobbiamo fare possiamo aumentare la Quantità o la Qualità di Tempo che mettiamo in gioco.
Semplificando un po’, ma non troppo: per ottimizzare il tempo a nostra disposizione o se ne abbiamo oggettivamente poco, dobbiamo metterci nelle condizioni di poter lavorare molto concentrati. E anche questo lo possiamo ottenere con una buona gestione dell’agenda, posizionando correttamente gli impegni e scegliendo i luoghi e il setting degli spazi dove svolgere le attività.
IN SINTESI
- Nella pianificazione teniamoci larghi: per ogni attività prevediamo sempre fra il 20% e il 30% del tempo in più. Non si sbaglia quasi mai.
- Non tutti i momenti sono uguali: per ogni attività scegliamo il momento giusto della settimana e della giornata in funzione di ciò che dobbiamo fare e di come lo dobbiamo fare.
- Non tutti i luoghi sono uguali: per ogni attività, quando ne abbiamo la possibilità, scegliamo il posto giusto in funzione del livello di concentrazione che abbiamo bisogno, della creatività che dobbiamo esprimere o delle risorse che ci servono.
Per concludere, ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.
I PROSSIMI SUGGERIMENTI
- Gestire il tempo richiede tempo.
- L’agenda è il posto dove i progetti diventano realtà.
- L’agenda è dinamica e va usata, non subita.
- Guarda la tua agenda e colorala.
- Prevedere gli imprevisti.
- Multitasking, distrazioni e attenzione residuale
- La nostra agenda non sia un segreto, collaboriamo!
- Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.
