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IL GIUSTO TEMPO

Giovanni DeCarli di Giovanni DeCarli
20/03/2023
in RIFLESSIONI
IL GIUSTO TEMPO
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TE LO LEGGO IO

Parlando di gestione del tempo e dell’agenda faccio spesso riferimento al “Giusto tempo”, intendendo con questo l’insieme di due aspetti fondamentali:

  • quello quantitativo, quanto tempo cioè prevedo di utilizzare per fare qualcosa e quanto poi in effetti ne impiego;

  • quello qualitativo, che considera il livello di concentrazione e di impegno richiesti in funzione del tipo di attività, senza trascurare lo stato d’animo con il quale la si affronta.

Il primo aspetto, quello quantitativo, è quindi la giusta durata di una attività: gestendo la nostra agenda è buona norma andare oltre le previsioni che faremmo istintivamente, pianificando sempre fra il 20 e il 30% di tempo in più. Vedrete che alla fine non vi sarete sbagliati poi di molto. E comunque se finite prima avrete un po’ di tempo libero da destinare ad altre attività o a una pausa produttiva.

Il secondo aspetto, quello qualitativo, fa riferimento al giusto momento della settimana e della giornata, quello in cui riusciamo a raggiungere il miglior livello di concentrazione e creatività in funzione del tipo di attività che dobbiamo svolgere. Analizzare una tabella excel per comprendere l’andamento di un progetto, della produzione o delle vendite non è la stessa cosa che preparare un’offerta per un cliente o scegliere uno slogan per una campagna marketing.

Una riflessione da fare quando si pianifica l’agenda pensando alla qualità del tempo da dedicare a una attività è legata anche:

  • ai luoghi: un ufficio o una sala riunioni; un angolo di casa, un albergo o una biblioteca; una stazione o un aeroporto, in treno o in aereo; in macchina guidando (con tutte le cautele del caso) o facendo guidare un collega;
  • al setting degli spazi: le luci, l’ordine o il disordine creativo, la musica di sottofondo o il silenzio più assoluto, la bottiglia dell’acqua sulla scrivania, il block notes, la penna o i pennarelli colorati, una lavagna o una poltrona, i fazzoletti di carta a portata di mano, le cuffie e gli auricolari … .

Troppo spesso su questi aspetti diamo molte cose per scontate e non valutiamo le numerose possibilità che abbiamo a disposizione.

E se devo mettere in agenda un incontro con un collega o un cliente, oltre alle mie performance e quindi al mio Giusto tempo devo anche considerare il suo Giusto tempo.

La Qualità del nostro lavoro è funzione della Quantità di tempo che dedichiamo e della Qualità del tempo che scegliamo di mettere in campo.

Rappresentando questo con una formula matematica dove l’operatore è la moltiplicazione ci rendiamo conto di come è possibile giocare sulle due variabili per ottenere la Qualità desiderata.

Qualità del risultato = Quantità di tempo x Qualità di tempo

Per migliorare la Qualità di ciò che dobbiamo fare possiamo aumentare la Quantità o la Qualità di Tempo che mettiamo in gioco.

Semplificando un po’, ma non troppo: per ottimizzare il tempo a nostra disposizione o se ne abbiamo oggettivamente poco, dobbiamo metterci nelle condizioni di poter lavorare molto concentrati. E anche questo lo possiamo ottenere con una buona gestione dell’agenda, posizionando correttamente gli impegni e scegliendo i luoghi e il setting degli spazi dove svolgere le attività.

IN SINTESI

  1. Nella pianificazione teniamoci larghi: per ogni attività prevediamo sempre fra il 20% e il 30% del tempo in più. Non si sbaglia quasi mai.
  2. Non tutti i momenti sono uguali: per ogni attività scegliamo il momento giusto della settimana e della giornata in funzione di ciò che dobbiamo fare e di come lo dobbiamo fare.
  3. Non tutti i luoghi sono uguali: per ogni attività, quando ne abbiamo la possibilità, scegliamo il posto giusto in funzione del livello di concentrazione che abbiamo bisogno, della creatività che dobbiamo esprimere o delle risorse che ci servono.

Per concludere, ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.

I PROSSIMI SUGGERIMENTI

  1. Gestire il tempo richiede tempo.
  2. L’agenda è il posto dove i progetti diventano realtà.
  3. L’agenda è dinamica e va usata, non subita.
  4. Guarda la tua agenda e colorala.
  5. Prevedere gli imprevisti.
  6. Multitasking, distrazioni e attenzione residuale
  7. La nostra agenda non sia un segreto, collaboriamo!
  8. Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.
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Giovanni DeCarli

Giovanni DeCarli

Laureato in fisica e con un’esperienza di ormai 25 anni come manager e imprenditore del settore ICT, oggi sono Innovation manager, consulente, imprenditore e business coach. Nella mia carriera mi sono occupato di sviluppo business e vendita, Customer Relationship Management e assistenza ai clienti, intelligenza artificiale e automazione dei processi. Negli ultimi anni mi sono specializzato nell’analisi e definizione di modelli di business e proposta di valore, occupandomi di ottimizzazione dei processi e delle organizzazioni e di sviluppo personale e organizzativo. Credo che in ognuno di noi ci siano competenze, capacità e passioni in grado di fare la differenza e che sia possibile e giusto allenarle e valorizzarle per creare nuove opportunità per le aziende e per le persone che ci lavorano. Supporto imprenditori e manager nella valorizzazione e trasformazione delle risorse disponibili in concrete opportunità di business. Contribuisco al raggiungimento di obiettivi condivisi mediante attività di formAzione e Affiancamento operativo finalizzate allo sviluppo personale e all’aumento dell’efficacia. Accelero le fasi di cambiamento strategico e organizzativo, di revisione dei modelli di business e di avvio di nuove iniziative, semplificando l’introduzione di innovazione nei sistemi e nei processi. Ogni volta che inizio un nuovo progetto al fianco di un imprenditore, un manager o un professionista, il mio obiettivo è quello di trasferire conoscenze, competenze e metodi di lavoro per poter diventare rapidamente inutile. Solo così mi sento concretamente utile. E pronto per una nuova esperienza. Insieme a un network di amici professionisti e imprenditori mi occupo di: • Modelli di business e strategie commerciali • Business plan e piani d’azione • Sviluppo personale e organizzativo • Processi, organizzazioni e mansionari • Consulenza, coaching e affiancamento operativo • Identità e comunicazione

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