Uno degli aspetti che raramente consideriamo è che per gestire bene il nostro tempo dobbiamo investire il Giusto tempo, non un tempo qualsiasi o, peggio, i ritagli di tempo!
Organizzare l’agenda non è cosa banale perché il tempo è una risorsa assai preziosa e finita e per farlo al meglio devo dedicarci la giusta quantità e qualità di tempo.
Devo essere lucido e produttivo, non stanco e insofferente. E possibilmente nel luogo giusto.
Quindi la prima cosa da mettere in agenda è “l’appuntamento con se stessi” per la pianificazione di medio e lungo termine e la programmazione di breve termine, per una gestione ottimale del nostro tempo.
In funzione del tipo di attività che svolgiamo può essere necessario mettere in agenda l’attività di pianificazione una volta al mese – ovviamente ogni mese, senza deroghe – con programmazione di dettaglio e messa a punto settimanale e verifiche quotidiane, per gestire gli inevitabili cambiamenti dell’ultimo minuto.
Ma non basta! Per poter avere realmente sotto controllo il proprio tempo è necessario prevedere anche una pianificazione di lungo periodo annuale con check trimestrale o, in funzione dell’attività che si svolge, addirittura pluriennale.
La maggior parte di noi ha ormai impegni “stagionali” in funzione delle scadenze e adempimenti che sappiamo ci impegneranno, in certi casi in maniera anche rilevante, e che già a gennaio sappiamo di poter mettere in agenda per i trimestri e i mesi che seguono. Farlo ci consente di avere una visione generale del nostro calendario e, rispettando gli appuntamenti di pianificazione e programmazione, evitare di perdere pezzi per strada, dover fare le corse dell’ultimo momento o stravolgere l’agenda per inserire qualcosa che sapevamo da tempo di dover fare.
Alla pianificazione annuale, che faccio nelle prime settimane di gennaio, dedico in genere anche più di una intera giornata, suddivisa in più sessioni di qualche ora ciascuna, coinvolgendo quando serve soci e colleghi.
La verifica trimestrale, che mi porta via indicativamente una mezza giornata, in realtà la faccio solo se necessario, se ci sono cambiamenti significativi derivanti da condizionamenti esterni.
Per il resto, la pianificazione mensile mi aiuta a tenere bene sotto controllo l’agenda. Per me il momento giusto per farla è la mattina presto e in genere mi ci vogliono non più di una o due ore.
Alla programmazione di breve termine – le giornate e settimane successive – e alla sistemazione quotidiana dell’agenda, quella che mi richiede meno tempo e concentrazione, dedico la fine della giornata almeno una o due volte alla settimana quando, guardando l’agenda, tiro le fila delle attività svolte, verificando se resta qualcosa da fare e, dando un’occhiata alle mail in ingresso, se serve trovare spazio per qualcosa che richiede attenzione in tempi brevi.
IN SINTESI
- La prima cosa da mettere in agenda è l’appuntamento con se stessi e la propria agenda per una corretta pianificazione.
- Organizzando la nostra agenda prevediamo sempre le attività ricorrenti e gli impegni stagionali nel medio e lungo termine.
- Pianifichiamo nel breve, nel medio e nel lungo termine senza lasciarci spaventare dal futuro remoto. Strada facendo l’agenda si affina e si organizza.
Per concludere, ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.
I PROSSIMI SUGGERIMENTI
- L’agenda è il posto dove i progetti diventano realtà.
- L’agenda è dinamica e va usata, non subita.
- Guarda la tua agenda e colorala.
- Prevedere gli imprevisti.
- Multitasking, distrazioni e attenzione residuale
- La nostra agenda non sia un segreto, collaboriamo!
- Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.
