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GESTIRE L’AGENDA PER DOMINARE IL TEMPO

Giovanni DeCarli di Giovanni DeCarli
17/03/2023
in RIFLESSIONI
GESTIRE L’AGENDA PER DOMINARE IL TEMPO
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TE LO LEGGO IO

“Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo.”

(Parkinson’s Law – or The Pursuit of Progress di Cyril Northcote Parkinson, 1957)

È ciò che sostiene la legge di Parkinson che ben sintetizza il motivo per cui saper gestire la propria agenda è una competenza chiave da sviluppare, allenare e utilizzare nella nostra quotidianità.

Quello della gestione del tempo è uno dei principali mal di pancia di chi fa un lavoro che richiede pianificazione e organizzazione, incrociando:

  • i sempre più frequenti meeting online e i più piacevoli e spesso produttivi incontri di persona;
  • i momenti di concentrazione al PC per l’analisi di dati e informazioni e la preparazione o revisione di documenti, presentazioni e tabelle;
  • e in ultimo, ma non meno importanti, telefonate ahimè non sempre utili e compulsivi scambi di messaggi.

Siamo sempre in prima linea nell’incrociare queste attività e nella gestione del nostro tempo e, per alcuni di noi, di quello dei nostri collaboratori.

Una ricerca su Google fatta mentre scrivo queste righe usando il termine “gestione del tempo” restituisce quasi 4 milioni di risultati. Lo stesso concetto espresso in inglese (time management) totalizza oltre 77 milioni di risultati. La ricerca “gestione del tempo” fatta all’interno della sezione Libri del portale amazon.it propone più di 30.000 risultati, con “time management” superiamo i 60.000.

Il che significa chiaramente, per la legge della domanda e dell’offerta, che il tema della gestione del tempo è estremamente caldo e il mal di pancia assai forte.

Se non si è fra coloro che seguono tempi dettati da qualcun altro, la gestione del tempo è spesso un cruccio e una costante fra i buoni propositi di inizio anno e al rientro dalle ferie a settembre.

L’agenda è lo strumento principe a nostra disposizione per la gestione del tempo e possederne una, cartacea o elettronica che sia, è fondamentale. Averla però serve veramente a poco o a nulla se non la usiamo in maniera corretta. E se la si usa malamente c’è il rischio che diventi anche un pericoloso boomerang.

Nei brevi appunti che ho raccolto e che trovate in questo e negli articoli che seguiranno, riassumo alcune riflessioni per una gestione efficace ed efficiente dell’agenda che mi fa piacere condividere e che, spero, possano essere utili a qualcuno. Sono il frutto di esperienze personali e riflessioni con colleghi e amici.
Ed è ciò di cui parlo abbastanza spesso nei corsi o negli eventi aziendali che organizzo per i miei clienti o ai quali mi capita di partecipare.

Una raccomandazione: ciò che scrivo non sono le 5 regole da seguire per far carriera, i 3 trucchi per conquistare il mondo, il segreto del successo. Si tratta di semplici spunti ed esperienze dai quali prendere ciò che ritenete utile per voi.

Senza dimenticare il proverbio, citato nel testo di Parkinson: “l’uomo più occupato è quello che ha tempo da perdere”.

IN SINTESI

  1. Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo (è la legge di Parkinson).
  2. Il tempo è la risorsa più pregiata che abbiamo a disposizione e l’agenda è lo strumento per tenerlo sotto controllo.

Ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.

I PROSSIMI SUGGERIMENTI

  1. Il giusto tempo.
  2. Gestire il tempo richiede tempo.
  3. L’agenda è il posto dove i progetti diventano realtà.
  4. L’agenda è dinamica e va usata, non subita.
  5. Guarda la tua agenda e colorala.
  6. Prevedere gli imprevisti.
  7. Multitasking, distrazioni e attenzione residuale
  8. La nostra agenda non sia un segreto, collaboriamo!
  9. Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.
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Giovanni DeCarli

Giovanni DeCarli

Laureato in fisica e con un’esperienza di ormai 25 anni come manager e imprenditore del settore ICT, oggi sono Innovation manager, consulente, imprenditore e business coach. Nella mia carriera mi sono occupato di sviluppo business e vendita, Customer Relationship Management e assistenza ai clienti, intelligenza artificiale e automazione dei processi. Negli ultimi anni mi sono specializzato nell’analisi e definizione di modelli di business e proposta di valore, occupandomi di ottimizzazione dei processi e delle organizzazioni e di sviluppo personale e organizzativo. Credo che in ognuno di noi ci siano competenze, capacità e passioni in grado di fare la differenza e che sia possibile e giusto allenarle e valorizzarle per creare nuove opportunità per le aziende e per le persone che ci lavorano. Supporto imprenditori e manager nella valorizzazione e trasformazione delle risorse disponibili in concrete opportunità di business. Contribuisco al raggiungimento di obiettivi condivisi mediante attività di formAzione e Affiancamento operativo finalizzate allo sviluppo personale e all’aumento dell’efficacia. Accelero le fasi di cambiamento strategico e organizzativo, di revisione dei modelli di business e di avvio di nuove iniziative, semplificando l’introduzione di innovazione nei sistemi e nei processi. Ogni volta che inizio un nuovo progetto al fianco di un imprenditore, un manager o un professionista, il mio obiettivo è quello di trasferire conoscenze, competenze e metodi di lavoro per poter diventare rapidamente inutile. Solo così mi sento concretamente utile. E pronto per una nuova esperienza. Insieme a un network di amici professionisti e imprenditori mi occupo di: • Modelli di business e strategie commerciali • Business plan e piani d’azione • Sviluppo personale e organizzativo • Processi, organizzazioni e mansionari • Consulenza, coaching e affiancamento operativo • Identità e comunicazione

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