“Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo.”
(Parkinson’s Law – or The Pursuit of Progress di Cyril Northcote Parkinson, 1957)
È ciò che sostiene la legge di Parkinson che ben sintetizza il motivo per cui saper gestire la propria agenda è una competenza chiave da sviluppare, allenare e utilizzare nella nostra quotidianità.
Quello della gestione del tempo è uno dei principali mal di pancia di chi fa un lavoro che richiede pianificazione e organizzazione, incrociando:
- i sempre più frequenti meeting online e i più piacevoli e spesso produttivi incontri di persona;
- i momenti di concentrazione al PC per l’analisi di dati e informazioni e la preparazione o revisione di documenti, presentazioni e tabelle;
- e in ultimo, ma non meno importanti, telefonate ahimè non sempre utili e compulsivi scambi di messaggi.
Siamo sempre in prima linea nell’incrociare queste attività e nella gestione del nostro tempo e, per alcuni di noi, di quello dei nostri collaboratori.
Una ricerca su Google fatta mentre scrivo queste righe usando il termine “gestione del tempo” restituisce quasi 4 milioni di risultati. Lo stesso concetto espresso in inglese (time management) totalizza oltre 77 milioni di risultati. La ricerca “gestione del tempo” fatta all’interno della sezione Libri del portale amazon.it propone più di 30.000 risultati, con “time management” superiamo i 60.000.
Il che significa chiaramente, per la legge della domanda e dell’offerta, che il tema della gestione del tempo è estremamente caldo e il mal di pancia assai forte.
Se non si è fra coloro che seguono tempi dettati da qualcun altro, la gestione del tempo è spesso un cruccio e una costante fra i buoni propositi di inizio anno e al rientro dalle ferie a settembre.
L’agenda è lo strumento principe a nostra disposizione per la gestione del tempo e possederne una, cartacea o elettronica che sia, è fondamentale. Averla però serve veramente a poco o a nulla se non la usiamo in maniera corretta. E se la si usa malamente c’è il rischio che diventi anche un pericoloso boomerang.
Nei brevi appunti che ho raccolto e che trovate in questo e negli articoli che seguiranno, riassumo alcune riflessioni per una gestione efficace ed efficiente dell’agenda che mi fa piacere condividere e che, spero, possano essere utili a qualcuno. Sono il frutto di esperienze personali e riflessioni con colleghi e amici.
Ed è ciò di cui parlo abbastanza spesso nei corsi o negli eventi aziendali che organizzo per i miei clienti o ai quali mi capita di partecipare.
Una raccomandazione: ciò che scrivo non sono le 5 regole da seguire per far carriera, i 3 trucchi per conquistare il mondo, il segreto del successo. Si tratta di semplici spunti ed esperienze dai quali prendere ciò che ritenete utile per voi.
Senza dimenticare il proverbio, citato nel testo di Parkinson: “l’uomo più occupato è quello che ha tempo da perdere”.
IN SINTESI
- Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo (è la legge di Parkinson).
- Il tempo è la risorsa più pregiata che abbiamo a disposizione e l’agenda è lo strumento per tenerlo sotto controllo.
Ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.
I PROSSIMI SUGGERIMENTI
- Il giusto tempo.
- Gestire il tempo richiede tempo.
- L’agenda è il posto dove i progetti diventano realtà.
- L’agenda è dinamica e va usata, non subita.
- Guarda la tua agenda e colorala.
- Prevedere gli imprevisti.
- Multitasking, distrazioni e attenzione residuale
- La nostra agenda non sia un segreto, collaboriamo!
- Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.
