La pianificazione e la programmazione degli impegni e delle cose da fare è una delle principali attività chiave per una buona gestione del nostro tempo e per migliorare la qualità della nostra vita.
Queste le tre parole chiave per la gestione dell’agenda, che coincidono con tre comportamenti virtuosi:
- Costanza
- Disciplina
- Educazione
Partiamo dalla Costanza.
Una corretta gestione dell’agenda non può portare risultati se non viene fatta con Costanza: ogni mese, ogni settimana, ogni giorno, dedicando sempre il giusto tempo, ovvero prevedendo il tempo che serve (la quantità del tempo) e scegliendo il momento della settimana e della giornata, il luogo e il setting degli spazi giusti (la qualità del tempo).
Questo significa anche che la prima cosa da mettere in agenda quando si fa pianificazione è l’appuntamento con se stessi per organizzare al meglio il proprio tempo. Ed è una attività ricorrente, quindi da pianificare nel tempo, un’ora o due ogni settimana, tutte le settimane. Ma anche ogni mese, tutti i mesi.
E un’occhiata all’agenda va data ogni mattina, tutte le mattine delle giornate lavorative, quando si comincia a lavorare, e ogni sera, tutte le sere delle giornate lavorative, quando si stacca e si spegne tutto per dedicarsi alla famiglia, a se stessi e alle proprie passioni.
Non dimentichiamolo mai: gestire il nostro tempo richiede tempo. E va fatto con continuità, senza cedere alla tentazione di rimandare o saltare un appuntamento con la gestione della propria agenda, tanto poi recupero. Perché se si comincia con il rimandare o saltare, poi alla fine si perde l’abitudine. La gestione dell’agenda deve diventare un rito.
Poi c’è la Disciplina.
Anche nella gestione dell’agenda, come per tutto il resto d’altronde, quando si lavora con gli altri è fondamentale osservare la necessaria Disciplina, il rispetto delle regole e delle buone pratiche dell’organizzazione all’interno della quale si lavora.
In realtà il mio pensiero è che si debba essere disciplinati anche nei confronti di se stessi e del proprio tempo, darsi delle regole e rispettarle, definire delle buone pratiche e seguirle. Senza ovviamente essere integralisti ed eccessivi, si intende.
E non pensiamo che imporsi delle regole nella gestione dell’agenda o lavorare seguendo delle buone pratiche sia una limitazione della propria libertà, tutt’altro! Serve invece a potersi permettere di trovare il tempo di fare le cose che amiamo fare, di trasformare idee e sogni in progetti che diventano realtà.
Una agenda non gestita da noi è una agenda gestita da qualcun altro che si impossessa del nostro tempo, privandoci di un pezzo probabilmente importante della nostra liberà.
Ultima, ma non meno importante, l’Educazione.
Perché il tempo è la nostra risorsa più pregiata, ma lo è anche per tutte le persone con le quali abbiamo a che fare. Per questo il rispetto per il tempo degli altri, e quindi l’Educazione nei loro confronti, deve sempre essere in cima ai nostri pensieri quando gestiamo la nostra agenda.
Perché è giusto, innanzitutto, ma anche perché ci conviene: se noi rispettiamo il tempo degli altri la probabilità che gli altri facciano lo stesso con noi è assai elevata. Oltre al fatto che la qualità della relazione e l’interesse e la disponibilità nei nostri confronti aumentano.
Se gestiamo la nostra agenda, e quindi il nostro tempo, con costanza, disciplina ed educazione non potranno che esserci benefici significativi per noi e per chi ci sta intorno.
IN SINTESI
- La gestione dell’agenda deve diventare un’abitudine, un rito da celebrare ogni giorno, ogni settimana, ogni mese.
- Essere disciplinati significa aumentare il controllo che si ha del proprio tempo e quindi la probabilità di utilizzarlo al meglio.
- Il rispetto che si ha del tempo degli altri si trasforma in rispetto degli altri per il nostro tempo e in qualità della relazione.
Per concludere, ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.
