In genere quando parliamo di imprevisti l’accezione è negativa, o comunque non positiva. Raramente usiamo il termine imprevisto facendo riferimento a una bella sorpresa.
E quando si parla di gestione del tempo e dell’agenda, l’imprevisto è molto spesso un problema: ci costringe a rivedere i piani, spostare impegni, discutere in ufficio o in famiglia, correre e rinunciare a qualcosa … in genere a qualcosa a cui teniamo e che ci avrebbe fatto piacere.
Ma proviamo a cambiare prospettiva.
Ci diciamo che anche i problemi sono opportunità? Bene, allora anche gli imprevisti sono opportunità! Il che significa che dobbiamo attrezzarci per poterli affrontare nel migliore dei modi, sfruttando al massimo l’opportunità che ci regalano.
E per poterlo fare senza sofferenze, stress e drammi dobbiamo mettere in agenda anche il tempo per la gestione degli imprevisti. Insomma, dobbiamo prevedere gli imprevisti.
E’ chiaramente una contraddizione in termini: un imprevisto, stando a quanto ci dice la Treccani, è un fatto o una circostanza, che non è possibile prevedere, che giunge inaspettato o di sorpresa.
Quindi non se ne conosce la natura e tantomeno cosa ci capiterà di dover fare e quanto tempo questo qualcosa che non sappiamo ci impegnerà.
Ma se vogliamo attrezzarci per sfruttare al massimo le opportunità generate dagli imprevisti, allora dobbiamo trovare il modo di mettere in agenda il giusto tempo proprio per gli imprevisti.
Anche perché, non dimentichiamolo, non c’è nulla di più prevedibile del fatto che qualche imprevisto arriverà sicuramente a complicare le nostre giornate e le nostre settimane. E a creare quindi grandi opportunità.
Sulla base dell’esperienza personale e del confronto costante con colleghi e amici, per la gestione degli imprevisti considero necessario tenermi uno spazio flessibile in agenda di almeno il 20% del tempo disponibile. Il che significa circa un’ora e mezza al giorno e, se consideriamo una settimana di 5 giorni lavorativi, un’intera giornata ogni settimana!
Incredibile vero? Ebbene sì, gli imprevisti che ci capitano fra capo e collo ci portano via, sommando tutte le interruzioni e le cose non pianificate, un’intera giornata ogni settimana.
Vi sembra troppo? Provate a misurare, basta carta e penna e prendere nota nel corso della giornata di ogni imprevisto che vi capita e del tempo che impiegate per gestirlo. Tenendo traccia di ciò che succede in un paio di mesi potrete verificare di persona.
Cambiamo un’altra volta prospettiva: una giornata alla settimana significa poco più che quattro giornate al mese. Se la vediamo da questo punto di vista forse alla fine non è poi neanche troppo.
Concretamente, cosa fare per mettersi nelle condizioni di non soffrire gli imprevisti e, anzi, di sfruttarli al massimo senza disagi eccessivi, stress e sofferenze?
Due suggerimenti a mio avviso efficaci da attuare nella vostra pianificazione:
- Quando stabilite qual è il giusto tempo per ogni attività tenetevi larghi, soprattutto se di mezzo c’è un viaggio o comunque uno spostamento che potrebbe essere impattato da traffico e ritardi o un collega, un cliente o un fornitore che non brilla per puntualità o capacità di sintesi. Anche questi sono imprevisti;
- Distribuite qua e là nella settimana attività facilmente riprogrammabili, senza impatto rilevante sui vostri impegni e progetti chiave. Se l’imprevisto arriva non ci saranno drammi, si riprogramma l’attività non strategica. Se l’imprevisto non arriva … beh, meglio.
Un’agenda a prova di imprevisto renderà le vostre settimane meno stressanti e l’inaspettato un’opportunità da poter sfruttare al meglio.
IN SINTESI
- Cambiamo prospettiva: gli imprevisti sono opportunità, prevediamo il giusto tempo per gestirli al meglio.
- Gli imprevisti che ci troviamo a dover gestire possono occupare complessivamente anche il 20% del nostro tempo, un’intera giornata alla settimana.
- Distribuiamo qua e là nella nostra settimana attività facilmente riprogrammabili per poter affrontare nel modo migliore gli imprevisti che molto probabilmente, se non sicuramente, incontreremo sulla nostra strada.
Per concludere, ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.
I PROSSIMI SUGGERIMENTI
- Multitasking, distrazioni e attenzione residuale
- La nostra agenda non sia un segreto, collaboriamo!
- Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.
